Uacredity.com

Все про гроші та бізнес

Система 5s — ефективна організація робочого місця

Спробуйте організувати своє робоче місце за системою 5s і побачите, як багато всього можна встигнути зробити за один робочий день.

Здрастуйте, шановні читачі uacredity. com!

Сьогоднішня стаття буде корисна тим людям, які не знають, як організувати своє робоче місце, щоб працювати максимально ефективно. Саме для вас ще в середині ХХ століття була придумана чудова Система 5s.

Не знаю, як ви, а я терпіти не можу безладу на робочому місці.

Ніколи не розуміла людей, на робочому столі яких розміщуються мальовничі завали з потрібних файлів, художніх книг, рекламних брошурок, цукеркових фантиків, чашок з недопитою кавою, дисків, канцелярського приладдя, косметики та інших немислимих речей, яким там взагалі нема чого робити.

Я ніколи не розуміла, як ці засранці знаходять щось в завалах на своєму робочому столі.

Якщо ви теж грішіть тим, що захаращують своє робоче місце, але дуже хочете виправитися, тоді — ось вам корисні поради від самої організованої нації в світі: японців.

Що таке 5s система?

Економіка Японії дуже постраждала під час Другої світової війни. Ця країна виступала прихильником фашистської Німеччини, і коли сили союзників здобули перемогу над гітлерівською коаліцією, то інфраструктура і фінансово-економічна система Японії були зруйновані практично дощенту.

І все ж, незважаючи на безрадісні перспективи, японці не опустили руки, а почали працювати вдвічі старанніше, намагаючись повернути своє держави як сильного гравця на світову арену.

Корисних копалин, як і родючих чорноземів в Японії не було, тому уряд зробив ставку на промисловістю і високими технологіями. Для того щоб максимально швидко відновити економіку держави, впроваджувалися різні новаторські схеми організації робочого місця і виробничих процесів. Однією з найбільш ефективних стала 5s система.

Вона названа так не випадково, тому що саме п’ять дій повинен здійснити кожен співробітник компанії (будь то кур’єр або генеральний директор), щоб максимально ефективно організувати своє робоче місце.

У деяких статтях я зустрічала поверхневе тлумачення цієї системи. Мовляв, 5s — це практично те ж саме, що і регулярне прибирання свого робочого місця. З одного боку — це так і є, але з іншого 5s — це не просто методика підтримки свого робочого простору в чистоті. Це справжня філософія, яка покликана зробити будь виробництва успішним і маловитратними.

5 етапів 5s системи

Порядок — перший закон небес.
Олександр Поуп

Кожен працівник, який бажає організувати своє робоче місце за системою 5s, повинен виконувати 5 етапів, які позначаються японськими ієрогліфами:

(Seiri), що можна перевести, як «сортування».
Тобто, всі наявні на його робочому місці матеріали співробітник повинен поділити на три купки: дуже потрібні (ті, що використовуються постійно в роботі), частково потрібні (які використовуються нечасто) і абсолютно непотрібні для роботи (вони ніколи вам не знадобляться).

(Seiton) перекладається, як «порядок».
Вам потрібно навести порядок на своєму робочому місці (і найголовніше — підтримувати його!) Таким чином, щоб всі потрібні вам речі знаходилися в зоні видимості, були легкодоступні (а не спочивали під завалами мотлоху) , були максимально зручними у використанні.
до того ж, слід подбати про те, щоб після застосування їх можна було запросто повернути на місце, не витрачаючи на це багато часу.

(Seiso).
З японського це слово перекладається, як «прибирання».
Все гранично просто: ви повинні регулярно (не раз на місяць, а — кожен день!) Прибирати своє робоче місце, щоб воно було чистим і охайним. Допитливі японці взагалі прибирають своє робоче місце три рази в день:

Вранці (потрібно приходити за 10-15 хвилин до початку робочого дня, щоб протерти пил і підготуватися до праці);

В обід (зазвичай обідню перерву триває 1 годину, постарайтеся вкластися в 50 хвилин, а решту 10 хвилин присвятити прибиранню свого робочого місця);

Вечірня (закінчувати свій робочий день потрібно не фразою «Ура-а-а! Нарешті вільний!», а прибиранням, щоб на ранкове наведення порядку витрачати якомога менше часу).

(Seiketsu) — «чистота», хоча більш популярний інший переклад: «стандартизація».
Справа в тому, що японці — акуратна і педантична нація. Якщо вони впроваджують якусь систему, то без робочих покрокових інструкцій, складання письмових планів, прописаних бонусів за виконання приписів керівників, не обійтися.
Та й взагалі, в будь-якій справі корисно мати письмові посадові інструкції. Так ви уникнете пояснень бовдурів і ледарів, типу «А я не так зрозумів…».

? (Shitsuke), що перекладається, як «виховання».
Тобто, ви, як керівник, повинні не просто в двох словах пояснити на планерці, що з сьогоднішнього дня ми впроваджуємо якусь японську систему, а максимально точно, з ілюстраціями і прикладами розтлумачити співробітникам, чого ви від них хочете, а так само — стежити за тим, як вони виконують ваші інструкції.
Особливо старанних потрібно преміювати, відстаючих — штрафувати.

У чому користь системи 5s?

Ця чудова система користується великим попитом не тільки в Японії, але і в інших країнах. Сотні тисяч керівників впровадили в своїх компаніях 5s і переконалися в ефективності даної системи.

Завдяки її використанню можна домогтися:

Вирівнювання показників за кількістю нещасних випадків. Часто саме безлад на робочому місці призводить до травм та інвалідності.

Естетичної привабливості робочого місця, навіть якщо у вашому кабінеті стоїть прості меблі, та й ремонт б в ньому не заважало зробити.

Підвищення ефективності робочого процесу.
Згадайте, скільки часу ви витрачали кожен раз, намагаючись знайти потрібний документ серед завалів на своєму столі. А як злилися, коли потрібно було повернути файл в нижню папку, яка покоїться під купою десятка інших.

Зменшення часу, що витрачається на виконання того чи іншого завдання, причому — не за рахунок якості, а за рахунок наведення порядку на робочому місці.

Покращення робочого клімату.
Безлад в будинку або в офісі негативно впливає на психічний стан людини. Не додає настрою і необхідність довго копатися, щоб знайти те, що потрібно.

Спробуйте і ви організувати своє робоче місце по Системі 5s , і ви побачите, як багато можна встигнути зробити протягом одного робочого дня і при цьому залишитися бодрячком, а не істериком з нерівним оком.

Все про гроші та бізнес
Зараз ви знаходитесь тут:
Схожі записи: