Професія офіс-менеджер

Офіс-менеджер — співробітник, що забезпечує поточну роботу організації або її підрозділу з документами, відвідувачами, різною інформацією. Від того, наскільки ефективно організовано діловодство, багато в чому залежить результативність роботи будь-якої організації. Адже документи повинні бути в порядку, накази керівництва належним чином оформлені і доведені до виконавців, інформація що надходить осмислена й прийнята до відома, а відвідувачі своєчасно прийняті.

Неорганізованість в цій сфері може звести нанівець зусилля всіх інших співробітників. Тому не буде перебільшенням сказати, що офіс-менеджер — одна з ключових фігур в будь-який організації. Саме він відповідає за діловодство, ведення документації. Одним словом, сучасний офіс-менеджер — справжній господар офісу.

Історія професії

Потреба на ринку праці в офіс-менеджерах виникла недавно. Розвиток кожної бізнес-структури на певному етапі вимагає в штаті людини, який буде вирішувати для співробітників деякі завдання. Тим самим він полегшить їм життя і звільнить час для вирішення більш глобальних завдань, ніж, наприклад, відповідати на всі листи.

Як отримати професію?



Щоб працювати на посаді офіс-менеджера, досить мати вищу або середню спеціальну освіту (в залежності від вимог і рівня компанії), можна закінчити спеціалізовані курси. Бажано вивчити літературу з ділового етикету.

Вимоги до офіс менеджера

В принципі, жорстких вимог до освіти професія не пред’являє, освоїти її можна і на спеціальних курсах. Однак роботодавці найчастіше віддають перевагу тим, хто має вищу освіту (важливіше навіть не спеціальність, а сам факт її наявності). Важливо вміти користуватися комп’ютером та іншою оргтехнікою. Швидко знаходити і систематизувати інформацію. Найчастіше роботодавці вимагають, щоб ці фахівці добре володіли хоча б однією іноземною мовою. Бажані базові знання в області економіки, юриспруденції, психології. Можуть бути затребувані і спеціальні знання, що стосуються тих областей, в яких організація веде свою діяльність.

Особисті якості

  • Товариськість;
  • Доброзичливість;
  • Вміння знаходити спільну мову з людьми;
  • Організованість;
  • Чіткість;
  • Пунктуальність;
  • Хороша оперативна пам’ять;
  • Здатність до концентрації і розподілу уваги;
  • Високий рівень культури;
  • Грамотна усна і письмова мова.
  • Обов’язки офіс менеджера

  • Контроль роботи всього офісу;
  • Координація роботи всіх офісних служб (секретарів, кур’єрів, адміністраторів, водіїв, технічних працівників і т. п.);
  • Ведення ділового листування;
  • Розподіл дзвінків;
  • Зустріч відвідувачів;
  • Адміністративно-господарська підтримка всіх співробітників офісу;
  • Робота з первинною бухгалтерською документацією в програмі 1С;
  • Підготовка накладних, рахунків-фактур, списання матеріалів;
  • Ведення діловодства, підготовка різних звітів;
  • Ведення офісних витрат, платіжного документообігу;
  • Організація свят та інших корпоративних заходів;
  • Забезпечення чистоти і порядку в офісі;
  • Аналіз діяльності постачальників;
  • Ведення звітності по відпустках, відгулах;
  • Оформлення віз, запрошень, реєстрацій для іноземних співробітників;
  • Ведення ділової кореспонденції;
  • Обов’язки перекладача і т. п..
  • Статистика

  • Віковий діапазон — 23-35 років.
  • Офіс-менеджери — представниці слабкої статі — 99%.
  • Вищу освіту мають — 68%, неповну вищу — 20%, середньо спеціальну — 10%, курси — 2%.
  • Плюси і мінуси професії

    Плюси професії:

  • Високий попит на ринку праці;
  • Навички адміністративно-господарської діяльності;
  • Досвід роботи з документами;
  • Можливість покращити комунікативні навички.
  • Мінуси професії:

  • Втомлива робота в плані великої кількості організаційних питань, які потребують миттєвого вирішення;
  • Відсутність чітко описаних посадових обов’язків, що призводить до поєднання декількох посад;
  • Деякі співробітники сприймають офіс-менеджера як свого особистого секретаря, інші недооцінюють важливість виконуваної ним роботи.
  • Перспективи

    По-перше, успішний офіс-менеджер — це прекрасний адміністратор і в змозі управляти досить складним багатофакторним процесом. При бажанні він може, наприклад, стати адміністратором великого готелю або магазина.

    По-друге, він відмінний комунікатор і може знайти своє самовираження в якості менеджера з персоналу (або навіть директора) — при відповідному підвищенню кваліфікації.

    По-третє, він може вирости в референта керівника, який поєднує в собі журналістські, аналітичні та артистичні здібності.

    По-четверте, може стати великим господарським діячем, наприклад керівником відділу постачання.

    І по-п’яте, що хочеться особливо підкреслити, він може стати і залишатися чудовим офіс-менеджером, людиною, яка «вдихає життя» і вносить порядок в мінливе офісне середовище.



    Зараз ви знаходитесь тут:

    Можливо, вас зацікавить: