Професія офіс-менеджер

Офіс-менеджер — співробітник, що забезпечує поточну роботу організації або її підрозділу з документами, відвідувачами, різною інформацією. Від того, наскільки ефективно організовано діловодство, багато в чому залежить результативність роботи будь-якої організації. Адже документи повинні бути в порядку, накази керівництва належним чином оформлені і доведені до виконавців, інформація що надходить осмислена й прийнята до відома, а відвідувачі своєчасно прийняті.

Неорганізованість в цій сфері може звести нанівець зусилля всіх інших співробітників. Тому не буде перебільшенням сказати, що офіс-менеджер — одна з ключових фігур в будь-який організації. Саме він відповідає за діловодство, ведення документації. Одним словом, сучасний офіс-менеджер — справжній господар офісу.

Історія професії

Потреба на ринку праці в офіс-менеджерах виникла недавно. Розвиток кожної бізнес-структури на певному етапі вимагає в штаті людини, який буде вирішувати для співробітників деякі завдання. Тим самим він полегшить їм життя і звільнить час для вирішення більш глобальних завдань, ніж, наприклад, відповідати на всі листи.

Як отримати професію?

Щоб працювати на посаді офіс-менеджера, досить мати вищу або середню спеціальну освіту (в залежності від вимог і рівня компанії), можна закінчити спеціалізовані курси. Бажано вивчити літературу з ділового етикету.

Вимоги до офіс менеджера

В принципі, жорстких вимог до освіти професія не пред’являє, освоїти її можна і на спеціальних курсах. Однак роботодавці найчастіше віддають перевагу тим, хто має вищу освіту (важливіше навіть не спеціальність, а сам факт її наявності). Важливо вміти користуватися комп’ютером та іншою оргтехнікою. Швидко знаходити і систематизувати інформацію. Найчастіше роботодавці вимагають, щоб ці фахівці добре володіли хоча б однією іноземною мовою. Бажані базові знання в області економіки, юриспруденції, психології. Можуть бути затребувані і спеціальні знання, що стосуються тих областей, в яких організація веде свою діяльність.

Особисті якості

Товариськість;

Доброзичливість;

Вміння знаходити спільну мову з людьми;

Організованість;

Чіткість;

Пунктуальність;

Хороша оперативна пам’ять;

Здатність до концентрації і розподілу уваги;

Високий рівень культури;

Грамотна усна і письмова мова.

Обов’язки офіс менеджера

Контроль роботи всього офісу;

Координація роботи всіх офісних служб (секретарів, кур’єрів, адміністраторів, водіїв, технічних працівників і т. п.);

Ведення ділового листування;

Розподіл дзвінків;

Зустріч відвідувачів;

Адміністративно-господарська підтримка всіх співробітників офісу;

Робота з первинною бухгалтерською документацією в програмі 1С;

Підготовка накладних, рахунків-фактур, списання матеріалів;

Ведення діловодства, підготовка різних звітів;

Ведення офісних витрат, платіжного документообігу;

Організація свят та інших корпоративних заходів;

Забезпечення чистоти і порядку в офісі;

Аналіз діяльності постачальників;

Ведення звітності по відпустках, відгулах;

Оформлення віз, запрошень, реєстрацій для іноземних співробітників;

Ведення ділової кореспонденції;

Обов’язки перекладача і т. п..

Статистика

Віковий діапазон — 23-35 років.

Офіс-менеджери — представниці слабкої статі — 99%.

Вищу освіту мають — 68%, неповну вищу — 20%, середньо спеціальну — 10%, курси — 2%.

Плюси і мінуси професії

Плюси професії:

Високий попит на ринку праці;

Навички адміністративно-господарської діяльності;

Досвід роботи з документами;

Можливість покращити комунікативні навички.

Мінуси професії:

Втомлива робота в плані великої кількості організаційних питань, які потребують миттєвого вирішення;

Відсутність чітко описаних посадових обов’язків, що призводить до поєднання декількох посад;

Деякі співробітники сприймають офіс-менеджера як свого особистого секретаря, інші недооцінюють важливість виконуваної ним роботи.

Перспективи

По-перше, успішний офіс-менеджер — це прекрасний адміністратор і в змозі управляти досить складним багатофакторним процесом. При бажанні він може, наприклад, стати адміністратором великого готелю або магазина.

По-друге, він відмінний комунікатор і може знайти своє самовираження в якості менеджера з персоналу (або навіть директора) — при відповідному підвищенню кваліфікації.

По-третє, він може вирости в референта керівника, який поєднує в собі журналістські, аналітичні та артистичні здібності.

По-четверте, може стати великим господарським діячем, наприклад керівником відділу постачання.

І по-п’яте, що хочеться особливо підкреслити, він може стати і залишатися чудовим офіс-менеджером, людиною, яка «вдихає життя» і вносить порядок в мінливе офісне середовище.